Ecotoner, S.A.

Impresora multifuncional: 4 pasos para elegir la ideal

Una de las necesidades básicas de tu PyME es llevar una adecuada gestión de documentos que incluye, por mencionar algunas:

  • Control de pedidos y entregas
  • Manejo de ingresos y egresos
  • Comunicación interna (equipo de trabajo) y externa (clientes)

Cada empresa tiene necesidades únicas, y la tuya no es la excepción, pero seguro que entre ellas están:

  • Sacar copias a documentos
  • Imprimir órdenes o pedidos
  • Emitir facturas
  • O escanear información para enviarla a los clientes

¿Sabías qué la mayoría de las PyMEs genera gastos innecesarios en el manejo de documentos por no tener la impresora y los suministros adecuados? Este podría ser tu caso, es decir ¡podrías estar perdiendo dinero mensualmente!

Por eso nuestro objetivo es mostrarte cómo elegir la impresora multifuncional correcta para que saques el mayor provecho a tu inversión minimizando los costos mensuales.

Ejemplo de impresora multifuncional
Impresora Multifuncional a color HP Pro 447dw

Característica de la Impresora Multifuncional que necesitas

Para elegir la impresora correcta lo primero es definir ¿Para qué la usarás? ¿Cuál es su propósito? Para responder estas preguntas debes estar clara sobre aquello que tu empresa hace y lo que tu cliente necesita.

Por ejemplo, ¿La deseas a color o puede ser solo negro? ¿Cuántas hojas mensuales vas a imprimir? ¿Tienes el espacio para colocarla? ¿Cuántas personas la usarán? ¿Debe tener función de impresión móvil? Esta información te permitirá elegir la indicada para ti.

Una vez que has definido las necesidades, presta atención a estos 4 datos que te ayudarán a sacar el mayor provecho a tu inversión:

1. Capacidad flexible

Piensa a futuro, tal vez hoy solo necesitas imprimir 500 páginas al mes, pero si tu negocio comienza a crecer los requerimiento de impresión también lo harán. Así que debes buscar que tu impresora multifuncional tenga un rango de impresión flexible, es decir entre unos cientos y algunos miles de documentos por mes.

2. Velocidad

Aquí hablamos puramente de cuántas páginas por minuto queremos imprimir, número que puede variar desde 10 a 60 páginas por minuto ¡Imagínate!. Si tu equipo imprime 10 páginas por minuto y necesitas imprimir un informe de 300 páginas, te tomará 30 minutos tenerlo listo. Eso es algo a tomar en cuenta si quieres evitar una cola de impresión.

3. Bajo costo por página y alta eficiencia

El costo por página y la eficiencia energética de la impresora determinarán los gastos directos mensuales que tendremos. Debes tener en cuenta que algunas impresoras tienen un costo por página más alto que otras (es importante evaluar el rendimiento del cartucho de toner, es decir, cuántas páginas puedes imprimir con un solo cartucho, así como saber qué otros consumibles además del toner usa la impresora), y que hay modelos que consumen más electricidad que otros. Esto va a repercutir en tu consumo total mensual.

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4. La multifuncionalidad

Dependiendo de tus requerimientos, una impresora multifuncional puede tener:

  • Varios tipos de bandejas, para diferentes tipos de papeles. O sea, que en una impresora puedes tener papel carta en una bandeja, papel legal en otra y sobres en una tercera. Al configurarla adecuadamente podrás imprimir el correcto sin tener que gritar por la oficina ¡por favor no impriman que voy a imprimir sobres!
  • Impresión Wi Fi y/o móvil. Esta es una característica que la vuelve versátil, así la puedes acomodar en casi cualquier lugar de tu oficina sin necesidad de un cable de red y tu equipo igual podrá imprimir.
  • Escaner y copiadora. En caso que tengas que copiar documentos para su impresión o escanearlos para archivarlos y/o enviarlo a tus clientes. Por ejemplo, como una orden de compra.
  • Fax y/o correo electrónico. El fax ya cada vez se usa menos, pero igual viene incorporado en varias impresoras. Además está la opción de correo electrónico.
  • Dúplex automático. Esto te permite imprimir por ambos lados de la hoja de forma automática, lo que ayuda a reducir costos de papel.
  • Impresión a colores o monocromática. La impresión a colores es más cara que la monocromática, ya que la impresora es más compleja (por eso el aumento en los costos):
    • Usa 4 cartuchos de tóner en lugar de uno
    • Necesita consumibles adicionales como unidades de imagen y bandas de transferencia
    • Consume más electricidad para funcionar y es más lenta que una monocromática.

      Para algunos usos es indispensable el uso de impresiones a color, pero en otros casos no es para nada necesario.

Después de haber leído este artículo ¿sabes qué es lo que necesitas? Si todavía tienes dudas, o si quieres investigar sobre diferentes modelos con lo que ya saber que quieres, puedes darnos una llamada o bien, escribirnos a ventas@ecotonerpanama.com.

Nuestro equipo está capacitado para orientarte en la impresora multifuncional que necesitas para tu empresa.

Atte.,

Equipo de EcoToner

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